Daniela Garcia

Es una manera de inventariar visualmente un proceso complejo; también es un conjunto de principios de acción que incluyen, autorganización, evolución paulatina, enfoque en el cliente-usuario, balance demanda-oferta sobre subprocesos, empirismo, trabajo en equipo y comunicación a través de ciclos de retroalimentación. Dentro de esta metodología existen varios términos los cuales tiene sus respectivas siglas en inglés. Se utilizará el término en español representado por sus respectivas abreviaciones en inglés.

La palabra kanban viene del japonés kanban la cual significa signo, señal o tablero. El primer sistema Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno como uno de los elementos del método Toyota o JIT (Just in Time), la cual desarrollaron los japoneses tras la segunda guerra mundial.

En el año 2004 se le concede a David J. Anderson como el primero en adoptar el Kanban al desarrollo de software en un proyecto para Microsoft. Tras su continuo uso y basándose en el trabajo de Taiichi Ohno, Edward Deming, Eli Goldratt y otros, publica en el 2010 su libro “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business”.

A grandes rasgos, Kanban se ocupa del diseño, la gestión y la mejora de los sistemas de flujos para el trabajo abstracto. Busca facilitar el cambio y la evolución de las organizaciones.
Se visualiza constantemente la trayectoria del trabajo para tener la oportunidad de tomar decisiones estratégicas eficientes. Plantea la homeostasis de la organización, balanceando la natural y razonable tendencia a resistir el cambio con la necesidad de adaptarse a un entorno dinámico.

Balancea el factor tiempo en la entrega de servicios con la calidad y documentación del proceso a través de la expresa minimización del trabajo incompleto. Enfatiza el acompañamiento del cliente durante el proceso de producción, entendiendo que la demanda del cliente evoluciona con el tiempo. Se detalla a continuación las prácticas y sus estrategias para el método Kanban:
-Visualización
En un tablero Kanban siempre es visible el trabajo disponible, el trabajo comprometido, a quién le está asignado y hasta tareas que están en proceso de esquematización. Adicionalmente las fichas de las unidades de trabajo, los kanban, contienen información logística como su prioridad, su urgencia, obstáculos, costo de entrega, importancia al cliente, o si la tarea ha sido relegada de algún modo.
El tablero será un monitor frente al cual el equipo puede reorganizar naturalmente el trabajo basado en las condiciones del momento. Sin embargo, su imperativo principal al grupo es observar el trabajo en proceso para limitarlo. El monitor, siendo lo suficientemente representativo como para observar cuellos de botella en el sistema es el pivote para implementar estrategias de balance que busca Kanban.
-Limitar el trabajo en curso
Es necesario evaluar los límites del equipo para realizar las tareas, revisando las fechas de entrega y el tiempo empleado en cada una de ellas. Algo fundamental para implementar cualquier sistema “pull” es limitar los procesos, incentivando a cada miembro del equipo a centrarse a trabajar en la tarjeta a mano y completarla antes de pasar a la próxima.
-Gestión de flujo
Es necesario una constante revisión del sistema tanto de los logros como de las fallas, sus soluciones y las interdependencias de sus componentes. Un aspecto clave es lograr localizar y tratar los cuellos de botella en las fases intermedias de una tarea, en el transcurso por las diversas actividades que presenta a lo largo del flujo de trabajo, reducir los ciclos de tiempo para mejor eficiencia del sistema.
-Desplegar políticas explícitamente
Las políticas se pueden definir para una columna del tablero, para algún tipo de proceso en específico o para todos los procesos según sea necesario. Ya sea a forma de listado o pasos en concreto, lo que se refiere es definir los criterios para que una tarea o tarjeta entre o salga en una columna determinada.
-Ciclos de retroalimentación La presencia de métricas, análisis del flujo de trabajo, reportes y una gran cantidad señales visuales ayudan a un contínuo flujo de retroalimentación para cada miembro del equipo.
-Mejorar colaborativamente, evolucionar experimentalmente El método Kanban tiene la característica de poder adoptar pequeños cambios de forma gradual, cambios que se pueden a su vez someter a una metodología científica. Primero se forma una hipótesis, luego se realiza la experimentación y finalmente se aplican los cambios a partir de los resultados. En todo sistema ágil, cada cambio debe ser observado y medido para poder definir si dicho cambio presentó una mejora o no, para luego tomar la decisión de conservarlo o buscar una alternat0iva. Al implementar una nueva metodología uno de los hechos más comunes es la resistencia al cambio. El Kanban busca la forma de minimizar esto por lo cual una parte de sus métodos tener el punto de partida de lo que se sabe actualmente y trabajar desde ahí con todo lo demás.

-Ventajas
1. Flexible, que permite adaptarse evolutivamente a las necesidades de un mundo cambiante.
2. Pequeñas tareas, el proyecto se divide en pequeñas labores desarrolladas por grupos independientes que trabajan simultáneamente e interaccionan entre ellos.
3. Objetivo del proyecto no está claramente definido, cuando el cliente no conoce cuáles son exactamente sus necesidades. El feedback mutuo entre el equipo del proyecto y los clientes, conseguirá que progresivamente los objetivos del cliente y el producto facilitado por el equipo vayan convergiendo hacia un mismo punto, consiguiendo un resultado satisfactorio.
4. La comunicación cobra un papel fundamental, tanto entre los miembros del equipo, entre los diferentes equipos que se reparten las tareas de un proyecto y entre todos estos y los clientes. Por lo tanto, integra los procesos de desarrollo, consigue la cohesión entre el personal y los clientes y garantiza la coherencia del resultado del proyecto con los objetivos que se van planteando de manera dinámica.

-Desventajas
1. Es ágil, y como consecuencia de su flexibilidad, muestra una estructura muy débil. Existe poca exactitud en la planificación del proyecto, desde los plazos de entrega hasta los presupuestos. Como no existe un plan concreto, todo parece “flotar en el vacío”.
2. La comunicación, la implicación personal y la colaboración se necesitan para garantizar el éxito de un proceso ágil. Esto puede ser problemático, especialmente si trabajamos con equipos poco colaboradores.
3. Demanda mucho tiempo, la necesidad de una estrecha y permanente comunicación, puede consumir mucho tiempo en reuniones e intercambios de contenidos.
4. El abandono de alguno de los integrantes del equipo se acusa mucho más que en la metodología predictiva, porque otra persona puede ocupar su lugar.